نرم افزار صورتحساب

نرم افزار صورتحساب، فرآیند خسته کننده صورتحساب خدمات ارائه شده یا محصولات خریداری شده را خودکار می کند. مجموعه گسترده ای از برنامه های مشابه موجود در بازار امروزی دارای عملکردهای متمایزی است که برای رفع نیازهای صنایع خاص طراحی شده است. برای مثال، برخی از نرم‌افزارهای زمان و صورت‌حساب، به افراد حرفه‌ای مانند وکلای دادگستری پاسخ می‌دهد که از مشتریان خود بر اساس کل ساعات صورت‌حساب هزینه می‌کنند.

نمایش همه تولیدکنندگان نرم افزار صدور صورت حساب

نرم افزار صورتحساب پزشکی عمدتاً برای دریافت هزینه بر اساس خدمات انجام شده به جای زمان صرف شده برای یک کار استفاده می شود. این برنامه‌ها به کدهای منحصربه‌فرد مرتبط با روش‌ها یا فرآیندهای پزشکی هنگام تعیین مبلغ پرداخت اشاره می‌کنند. خرده فروشان و سایر مشاغل درگیر در فروش یا حمل کالا از یک راه حل نرم افزاری مشابه استفاده می کنند، سیستم صورتحساب مبتنی بر موجودی، که در آن مبلغ صورتحساب از اقلام موجودی فردی به دست می آید.

دامنه خدمات راه حل نرم افزار صورتحساب از تولید فاکتور ساده تا مدیریت جامع کسب و کار متغیر است. اطلاعات دقیق ذخیره شده توسط این سیستم ها آنها را قادر می سازد تا علاوه بر استفاده از عملکردهای نرم افزار صورتحساب معمولی، گزارش هایی را در مورد اقدامات مالی مختلف مانند جریان نقدی، سودآوری و خطاهای پرداخت ها محاسبه و ارائه دهند.

انواع نرم افزار صورتحساب

مجموعه ای از بسته های نرم افزاری صورتحساب موجود در بازار شامل موارد زیر است:

نرم افزار زمان و صورتحساب : این یک طبقه بندی گسترده از نرم افزارهایی است که برای استفاده توسط شرکت هایی در زمینه خدمات حرفه ای مانند حسابداری یا شرکت های حقوقی طراحی شده است. این نوع بسته سه وظیفه اصلی را انجام می دهد: زمان، صورتحساب ها و ساعت ها را ردیابی می کند و هر فعالیت را بر اساس پروژه طبقه بندی می کند. این سیستم ممکن است شامل قابلیت زمان بندی و سازماندهی اسناد باشد. اکثر مدل‌ها دارای یک ماژول برای حساب‌های دریافتنی هستند یا دارای قابلیت یکپارچه‌سازی هستند که امکان ارتباط با بسته‌های حسابداری شخص ثالث را فراهم می‌کند.

نرم افزار صورتحساب حقوقی : این نوع نرم افزار دارای ویژگی های تخصصی است که برای تسهیل عملکرد کارآمد شرکت های حقوقی طراحی شده است. اینها شامل دسته بندی صورتحساب، عملکرد صورتحساب، گزارش اعتماد و حسابداری است. برخی از شرکت‌ها از نرم‌افزار مدیریت حقوقی جامع استفاده می‌کنند که برنامه‌های صدور صورت‌حساب را با سایر عملکردها ترکیب می‌کند تا به انجام کسب‌وکارشان کمک کند.

نرم افزار صورتحساب پزشکی : این نرم افزار مبالغ صورتحساب را بر اساس کدهای استفاده شده برای صورتحساب پزشکی استوار می کند. این کدها که به عنوان کدهای اصطلاحات رویه جاری (CPT) شناخته می شوند، به روش های خاصی اشاره می کنند که توسط کارمند مطب پزشک یا بیمارستان انجام می شود. هنگامی که یک شرکت بیمه یا آژانس دولتی صورتحساب را برای پردازش دریافت می کند، پرداخت مجاز، رد می شود یا برای تغییرات بازگردانده می شود. تغییرات لازم بر اساس بازخورد سازمان پرداخت کننده صورتحساب انجام می شود.

نرم‌افزار صورت‌حساب پزشکی شامل عملکرد صورت‌حساب بیمار برای هزینه‌های مشترک در مورد پرداخت‌های مشارکتی و رویه‌هایی است که تحت پوشش طرح بیمه نیستند. برخی از سیستم ها برای بازپرداخت سریعتر ادعاها را به صورت الکترونیکی انتقال می دهند.

مدل‌های پیشرفته اطلاعات بیمار را در سیستم ذخیره می‌کنند و امکان دسترسی فوری به سوابق پزشکی مربوطه را برای مرجع تاریخی فراهم می‌کنند. با افزایش تاکید بر امنیت داده‌های سوابق سلامت بیمار در سال‌های اخیر، برخی از برنامه‌ها رمزگذاری کامل پایگاه داده را برای کاهش احتمال نقض داده‌ها حفظ می‌کنند.

نرم افزار صورتحساب موجودی : این نرم افزار مشاغلی را هدف قرار می دهد که از تجارت موجودی سود ایجاد می کنند. اینها شامل شرکت های تولیدی، شرکت های خرده فروشی و عمده فروشان می شود. مبالغ صورتحساب ایجاد شده توسط نرم افزار نشان دهنده قیمت اقلام موجودی ذخیره شده در سیستم است. اقلام با استفاده از روش‌ها و منابع مختلف، از جمله فهرست‌های قیمت‌گذاری تعیین شده، قیمت‌های متفاوت بسته به عوامل خاص، یا نشانه‌گذاری صریح، ارزش‌گذاری می‌شوند.

نرم‌افزار صورت‌حساب تکراری : هنگام اجرای خدمات اشتراک یا مشاغل، مانند نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SAAS)، نرم‌افزار صورت‌حساب تکراری یک گزینه مناسب است. خودکارسازی فرآیند زمان و تلاش مورد نیاز برای صدور صورت‌حساب مجدد مشتریان را در فواصل دوره‌ای حذف می‌کند. علاوه بر این، چنین برنامه‌هایی داده‌های تاریخی ارزشمندی را در مورد صورت‌حساب گذشته برای استفاده در پیش‌بینی درآمد و مقایسه داده‌های تاریخی ارائه می‌کنند.

ویژگی ها

نرم افزار صورتحساب مجموعه متنوعی از ویژگی ها را ارائه می دهد، از جمله:

• ردیاب زمان خودکار (بر اساس هر پروژه)

• نگهدارنده و صورتحساب اضطراری

• قابلیت چند کاربره

• پشتیبان گیری خودکار

• دسترسی ابری

• صورت‌حساب مکرر بر اساس دوره (روزانه، هفتگی، ماهانه و غیره)

• صورت‌حساب نرخ ساعتی پیش‌فرض برای هر کاربر

• گزارش بر اساس نوع (جریان نقدی، بدهی ها، مطالبات و غیره)

• مدیریت مطالبات

• مدیریت فاکتور

• گزارش های فروشنده/تامین کننده

• قابلیت صادرات داده

• قابلیت طراحی طرح فاکتور

• فیلدهای صورتحساب سفر و مواد را جدا کنید

• هشدارهای خودکار برای فعالیت صورتحساب برنامه ریزی شده

• قابلیت صدور صورت حساب چند پروژه

• ردیابی ساعت قابل پرداخت در مقابل غیرقابل پرداخت

• نمایش لوگوی شرکت روی فاکتورها

• صورتحساب پروژه

• صورتحساب ساعتی

• گزارش تاخیر پرداخت و هشدار

• ساعت در هر پروژه و هر مشتری ردیابی

• پیگیری هزینه و درج در فاکتور

• پشتیبانی از شرایط پرداخت غیر استاندارد

• پشتیبانی از نرخ های مالیاتی چندگانه

• پشتیبانی چند ارزی

• گزارش بر اساس مشتری، پروژه، و تاریخ

• رمزگذاری پایگاه داده

برنامه های کاربردی

نرم افزار صورتحساب کاربردهای مختلفی را ارائه می دهد از جمله:

• حسابداری

• قانونی

• SAAS (نرم افزار به عنوان سرویس)

• خرده فروشی

• تولید

• صورتحساب تکراری

انتخاب نرم افزار صورتحساب

هنگام انتخاب نرم افزار صورتحساب، ابتدا بررسی کنید که آیا راه حل های تخصصی از قبل برای استفاده مورد نظر وجود دارد یا خیر. مطمئن شوید که بررسی می‌کنید که ویژگی‌های ارائه‌شده توسط یک سیستم الزامات را برآورده می‌کنند و هرگونه هزینه اضافه‌شده را توجیه می‌کنند. برخی عوامل دیگر که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

قابلیت صدور صورتحساب : مطمئن شوید که بسته نرم افزاری امکان گنجاندن جزئیاتی را که در عملکرد کسب و کار شما ضروری است را فراهم می کند. چنین مواردی می تواند شامل لیست هزینه های دقیق، تفکیک فعالیت های ساعتی و کدهای مربوط به محصولات و خدمات مختلف باشد.

گزارش ها و اطلاعیه ها: به دنبال نرم افزاری با قابلیت ارائه گزارش های دقیق مربوط به صورتحساب و صورتحساب باشید. همچنین، اعلان‌هایی که تاریخ‌های صورت‌حساب برنامه‌ریزی‌شده و پرداخت‌های دیرهنگام را فهرست می‌کنند، عملکرد ارزشمندی فراتر از قابلیت صدور صورت‌حساب ساده ارائه می‌کنند.

دسترسی ابری : راحتی ورود به یک راه‌حل صورت‌حساب از هر مکانی می‌تواند بسیار سودمند باشد، به‌ویژه برای شرکت‌هایی که کارمندان آنها خارج از محل کار می‌کنند.

پشتیبانی : با توجه به پیچیدگی برخی از برنامه‌های نرم‌افزار صورت‌حساب، سطح پشتیبانی ارائه‌شده توسط ارائه‌دهنده نرم‌افزار عاملی حیاتی است که باید در نظر گرفته شود.

روش‌های پرداخت : برای بسته‌های نرم‌افزاری که دارای عملکرد پرداخت هستند، بررسی کنید که آیا گزینه‌های پرداخت دلخواه شما (کارت‌های اعتباری، کارت‌های نقدی، PayPal، سیم‌های بانکی، و غیره) پشتیبانی می‌شوند یا خیر و هرگونه کارمزد راه‌اندازی مربوط به مدیریت پرداخت‌های آنلاین را ارزیابی کنید.

یکپارچه‌سازی داده‌ها : اگر قصد دارید داده‌ها را از راه‌حل نرم‌افزار صورت‌حساب خود با سایر برنامه‌ها ادغام کنید، به قابلیت صادرات و واردات داده‌ها در نرم‌افزار صورت‌حساب مورد علاقه خود توجه کنید.

منبع

globalspec