نرم افزار فاکتور برای ایجاد، چاپ و ارسال فاکتور به مشتریان برای پرداخت استفاده می شود. به طور معمول، یک فاکتور حاوی اطلاعاتی مانند مقدار کالا، توضیحات محصول یا خدمات، هزینه واحد و آدرس صورتحساب مشتری است. نرم افزار صورتحساب با قابلیت های دفتر کل (GL) ممکن است شامل یک حساب نقدی و یک حساب پرداختنی (AP) نیز باشد. برخی از نرم افزارهای فاکتور به فروشندگان اجازه می دهد تا قیمت ها و تخمین ها را تولید کنند. سایر برنامه های صورتحساب هم فاکتورهای استاندارد و هم پیش فاکتور تولید می کنند. با سیستم های یکپارچه خرید و حسابداری، قیمت های فروشنده را می توان به سفارش خرید تبدیل کرد. با این حال، برآوردها ممکن است محدود به زمان باشد. یک فاکتور استاندارد نشان دهنده یک صورتحساب فروش است. پیش فاکتور یا فاکتور حمل و نقل قبل از ارسال کالا ارائه می شود. نرم افزار فاکتور برای فاکتورهای تکراری نیز موجود است. نرم افزار فاکتور از نظر امکانات و قابلیت ها متفاوت است. محصولات اصلی کلید در دست، الگوهای فاکتور را ارائه می دهند، اما ممکن است عملکردهای حسابداری، خرید و مدیریت موجودی یکپارچه را ارائه ندهند. برنامه های کاربردی قوی تر به فروشندگان اجازه می دهد اسناد فروش را به مشتریان چاپ، ایمیل یا فکس کنند. علاوه بر فاکتورهای AP، اسناد فروش شامل یادداشت های اعتباری، یادداشت های بدهی، سفارشات تحویل و لیست بسته بندی است. فروشندگان یادداشت های اعتباری صادر می کنند تا به مشتریان اجازه دهند محصولات یا خدمات آینده را خریداری کنند. اوراق بدهی برای کسر وجوه از حساب مشتری بدون معامله فروش صادر می شود. سفارشات تحویل اسناد حمل و نقل هستند که کالا را به طرف دیگری تحویل می دهند. لیست های بسته بندی یا لیست های حمل و نقل، فهرستی جزئی از محتویات بسته را ارائه می دهند، اما اطلاعات قیمت را شامل نمی شوند. نرم‌افزار فاکتور ممکن است از نرخ‌های مالیاتی متعددی که توسط برخی ایالت‌ها، استان‌ها و کشورها مورد نیاز است، پشتیبانی کند. تنظیمات منطقه ای شامل انواع ارز و نمادها و همچنین اندازه کاغذ است. نرم‌افزار فاکتور که از حسابداری چندتجاری پشتیبانی می‌کند، به کاربران اجازه می‌دهد تا تراکنش‌های صورت‌حساب را برای بخش‌ها، بخش‌ها و سایر نهادهای تجاری ایجاد کنند. عملکردهای گزارش دهی به کنترل کننده ها، حسابداران، کارمندان صورتحساب و سایر پرسنل AP اجازه می دهد تا پرداخت ها و حساب های عقب افتاده را پیگیری کنند. مدیران فروش ممکن است گزارش های مربوط به فاکتور را نیز بررسی کنند. برخی از نرم افزارهای صورتحساب به پرسنل حسابداری اجازه می دهد تا یک پرداخت کامل یا جزئی را برای یک فاکتور خاص اعمال کنند. سایر برنامه‌های صدور صورت‌حساب گزارش‌هایی درباره صورت‌حساب‌های پرداخت نشده، پرداخت‌ها، فروش اقلام و حساب‌های مشتری چاپ می‌کنند. نرم افزار فاکتور مبتنی بر وب و نرم افزار صورتحساب برای سیستم عامل هایی مانند مایکروسافت ویندوز معمولاً در دسترس است.

منبع

globalspec