نرم افزار مدیریت اسناد
به روز رسانی شده در ۱۴۰۳/۱۱/۲۰ زمان مطالعه 10 دقیقه
نرم افزار مدیریت اسناد (DM) سازمان ها را قادر می سازد تا اطلاعات را به صورت دیجیتالی ایجاد، ضبط، ذخیره، فهرست بندی و بازیابی کنند. مدارس، مشاغل، بانک ها، بیمارستان ها و سازمان های دولتی نیز از سیستم های مدیریت اسناد برای موارد زیر استفاده می کنند:
تشکیل پرونده
امنیت
بازیابی فاجعه
همکاری
بایگانی کردن
احراز هویت
ایجاد سند، توزیع اسناد، مدیریت گردش کار، و انطباق قانونی با الزامات قانونی از وظایف اضافی نرم افزار مدیریت اسناد است.
نمایش تمام سازندگان نرم افزار مدیریت اسناد
برنامه های کاربردی
برخی از برنامه های نرم افزاری به کاربران نیاز دارند که یک رایانه شخصی (PC)، مجوز نرم افزار و یک سیستم عامل اختصاصی مانند Microsoft Windows (Microsoft Corporation) داشته باشند. به طور معمول، این برنامه ها دارای معماری سرویس گیرنده-سرور هستند. نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر وب نیازی به مجوزهای نرم افزار مبتنی بر ماشین ندارد و می تواند دسترسی از چندین ایستگاه کاری را فراهم کند. به طور معمول، کاربران در یک مرورگر مانند اینترنت اکسپلورر کار می کنند. انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد نیازمند تجزیه و تحلیل شیوه های جاری و الزامات برنامه است. بیشتر سازمان ها با بررسی انواع اسنادی که به طور منظم ایجاد، ذخیره و بازیابی می شوند، شروع می کنند. به طور معمول، پیاده‌سازی راه‌حل مدیریت اسناد به سازمانی مانند مدرسه، کسب‌وکار یا بیمارستان نیاز دارد که برای هر نوع سند الگوهایی ایجاد کند، ابرداده‌ها را تعریف کند و مکان‌های ذخیره‌سازی را برای هر مرحله از چرخه عمر سند مشخص کند.
ویژگی ها
ملاحظات اضافی ممکن است شامل کنترل دسترسی و جابجایی اسناد، ایجاد و اجرای خط‌مشی‌های سازمانی برای نگهداری و دفع اسناد، و پایبندی به سیاست‌های حفاظت از حریم خصوصی باشد. نرم افزار مدیریت اسناد ممکن است از شیوه های تجاری موجود پشتیبانی کند یا نیاز به تغییراتی در نگهداری سوابق شرکت و سایر مواد دیجیتال داشته باشد. نمونه هایی از این مواد عبارتند از چک های لغو شده، سوابق بیمار و رویه های شرکت.
مشخصات
نرم افزار مدیریت اسناد از نظر مشخصات و ویژگی های محصول متفاوت است. برنامه‌های نرم‌افزاری که بخشی از یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) مبتنی بر سخت‌افزار بزرگ‌تر هستند، ممکن است از قابلیت‌هایی مانند اسکن دسته‌ای و تشخیص نویسه نوری (OCR) پشتیبانی کنند. قالب‌های سند، ابزارهای گزارش‌دهی و جستجوی متن کامل نیز برای پشتیبانی از نمایه‌سازی و بازیابی در دسترس هستند. اکثر نرم افزارهای مدیریت اسناد از فرمت های فایل مانند .DOC، .TXT، .PDF، .EML، .MSG، .HTM و .HTML پشتیبانی می کنند. یک DMS کامل همچنین ممکن است از فایل‌های TIFF. و فایل‌های SVG. پشتیبانی کند و با فرم‌های دو طرفه و/یا اسناد چند صفحه‌ای کار کند. برای نویسندگان و ویراستاران، نرم افزار مدیریت اسناد ویژگی هایی مانند کنترل ویرایش و رمزگذاری را فراهم می کند. برای مدیران سیستم، مزایا شامل دسترسی در سطح سند و کاربر، و همچنین قابلیت های بازیابی بلایا است.
منبع